KATA PENGANTAR
Puji dan syukur kami
ucapkan kepada Tuhan yang Maha Esa Atas berkat dan rahmatnya,sehingga kami
dapat menyelesaikan tugas kelompok mata kuliah MANAJEMEN INDUSTRI yang berjudul
MENEJEMEN PROYEK,Dan kami juga tidak lupa mengucapkan trimakasih yang
sebesar-besarnya kepada smua pihak yang telah membantu kami, sehingga kami
dapat menyelesaikan tugas mata kuliah MANAJEMEN INDUSTRI yang berjudul
MENEJEMEN PROYEK. Terutama kepada kedua orang tua kami,dosen,dan staff
UNIVERSITAS NEGRI MEDAN, serta seluruh teman-teman yang kami cintai.
Makalah ini kami
susun sebagai salah satu kegiatan perkuliahan yaitu persentasi. Makalah ini
digunakan sebagai bahan ajar dalam MANAJEMEN INDUSTRI.untuk itu kami berharap
agar makalah yang kami susun ini dapat bermanfaat bagi saudara-saudara
sekalian.
Karna kami sadar
bahwa makalah yang kami susun ini jauh dari sempurna, maka kami harapkan kritik
dan saran sudara-saudara guna untuk memperbaiki makalah kedepannya. Untuk itu
kami mengucapkan banyak trimakasih.
Medan, Maret
Penyusun
BAB 1
PENDAHULUAN
A.
Latar Belakang
Manajemen proyek merupakan suatu tata cara
untuk mengelolah sumber penghasilan yang penting untuk menyelesaikan proyek
dari awal sampai selesainya proyek tersebut. Manajemen proyek dapat diterapkan
pada jenis proyek apapun, dan dipakai secara luas untuk dalam menyelesaikan
proyek yang besar dan kompleks. Fokus utama manajemen proyek adalah pencapaian
semua tujuan akhir proyek dengan segala batasan yang ada, waktu dan dana yang
tersedia.
Seiring berkembangnya teknologi
informasi, manusia mulai menggunakan komputer dalam melakukan manajemen proyek,
untuk membantu perhitungan. Peralihan manajemen proyek dengan menggunakan
komputer membuat manajemen proyek menjadi lebih cepat, efektif dan efisien.
Perkembangan perangkat lunak yang pesat juga mendorong transformasi manajemen
proyek yang tradisional menjadi sebuah perangkat lunak manajemen proyek.
Perangkat lunak manajemen proyek (project
management)adalah suatu kumpulan perangkat lunak yangmendukungperancangan
dan pelaksanaan suatu proyek dengan menggunakanmedia komputer. Perangkat lunak
manajemen proyek ini membantu kepala proyek dalam perancanaan,pengorganisasian,dan
manajemen sumber daya dalam proses penyelesaian suatu proyek. Perangkat lunak
manajemen proyek ini bertujuan untuk membantu mencapai tujuan dan hasil akhir
proyek, dengan batasanbatasan yang ada. Tujuan ini dapat dicapai dengan cara
mengoptimisasi alokasi sumberdaya yang ada, dengan batasan waktu, dan biaya
Yang ada.
BAB ll
PEMBAHASAN
Manajemen Proyek
Kemajuan dan perkembangan dalam
perindustrian telah mendorong untuk melakukan beberapa aspek pengelolaan dan
manajemen yang dituntut memiliki kinerja, kecermatan, ekonomis, kecepatan, ketepatan, ketelitian serta keamanan
yang tinggi dalam mengelola harapan . Manajemen suatu kegiatan baik investasi
kecil maupun besar dalam skala proyek memerlukan suatu metode yang sudah
teruji, sumber daya yang berkualitas dan penerapan ilmu pengetahuan yang tepat.
Proyek merupakan gabungan seperti sumber daya manusia, material, machine
dan modal/biaya dalam suatu wadah organisasi sementara untuk mencapai tujuan
dalam sasaran dan tujuan. Sifat dari suatu proyek adalah bersifat sementara dan
dalam kurun waktu yang dibatasi. Suatu proyek biasanya terjadi karena suatu
keperluan yang mendesak karena tuntutan pengembangan dari suatu lokasi tertentu.
Jenis
proyek dalam buku ini dikelompokkan berdasarkan komponen kegiatan utama dan
hasil akhirnya, yaitu :
1.
Proyek konstruksi. Hasilnya berupa pembangunan jembatan, gedung, jalan raya, dsb.
2.
Proyek Industri Manufaktur. Kegiatannya mulai dari merancang hingga terciptanya suatu produk baru.
4.
Proyek Padat modal. Suatu proyek yang memerlukan modal yang besar. Misalnya pembebasan tanah,
pembelian dan pengadaan suatu barang, pembangunan suatu fasilitas produksi dsb.
6.
Proyek Pelayanan Manajemen. Berhubungan dengan fasilitas nonfisik atau jasa dari perusahaan. Misalnya
pengembangan sistem informasi perusahaan, Peningkatan produktivitas dari
karyawan, dsb.
7.
Proyek Infrastruktur. Penyediaan kebutuhan masyarakat luas dalam hal prasarana transportasi,
Waduk, pembangkit listrik, instalasi telekomunikasi dan penyediaan sumber air minum.
Definisi dari manajemen proyek yaitu penerapan ilmu pengetahuan, keahlian
dan ketrampilan, cara teknis yang terbaik dan dengan sumber daya yang terbatas
untuk mencapai sasaran yang telah ditentukan agar mendapatkan hasil yang
optimal dalam hal kinerja, waktu, mutu dan keselamatan kerja. Dalam manajemen
proyek, perlunya pengelolaan yang baik dan terarah karena suatu proyek memiliki
keterbatasan sehingga tujuan akhir dari suatu proyek bisa tercapai. Yang perlu
dikelola dalam area manajemen proyek yaitu biaya, mutu, waktu, kesehatan dan keselamatan
kerja, sumberdaya, lingkungan, resiko dan sistem informasi.
Ada tiga garis besar yang dibahas dalam buku ini untuk
menciptakan berlangsungnya sebuah proyek, yaitu :
1. Perencanaan
Untuk mencapai tujuan, sebuah
proyek perlu suatu perencanaan yang matang. Yaitu dengan meletakkan dasar
tujuan dan sasaran dari suatu proyek sekaligus menyiapkan segala program teknis
dan administrasi agar dapat diimplementasikan.Tujuannya agar memenuhi
persyaratan spesifikasi yang ditentukan dalam batasan waktu, mutu, biaya dan
keselamatan kerja. Perencanaan proyek dilakukan dengan cara studi kelayakan,
rekayasa nilai, perencanaan area manajemen proyek (biaya, mutu, waktu,
kesehatan dan keselamatan kerja, sumberdaya, lingkungan, resiko dan sistem
informasi.
2.
Penjadwalan
Merupakan implementasi dari perencanaan yang dapat memberikan informasi
tentang jadwal rencana dan kemajuan proyek yang meliputi sumber daya (biaya,
tenaga kerja, peralatan, material), durasi dan progres waktu untuk
menyelesaikan proyek. Penjadwalan proyek mengikuti perkembangan proyek dengan
berbagai permasalahannya. Proses monitoring dan updating selalu dilakukan untuk
mendapatkan penjadwalan yang realistis agar sesuai dengan tujuan proyek. Ada
beberapa metode untuk mengelola penjadwalan proyek, yaitu Kurva S (hanumm Curve), Barchart,
Penjadwalan Linear (diagram Vektor), Network Planning dan
waktu dan durasi kegiatan. Bila terjadi penyimpangan terhadap rencana semula,
maka dilakukan evaluasi dan tindakan koreksi agar proyek tetap berada dijalur
yang diinginkan.
3. Pengendalian Proyek
Pengendalian
mempengaruhi hasil akhir suatu proyek. Tujuan utama dari utamanya yaitu
meminimalisasi segala penyimpangan yang dapat terjadi selama berlangsungnya
proyek. Tujuan dari pengendalian proyek yaitu optimasi kinerja biaya, waktu ,
mutu dan keselamatan kerja harus memiliki kriteria sebagai tolak ukur. Kegiatan
yang dilakukan dalam proses pengendalian yaitu berupa pengawasan, pemeriksaan,
koreksi yang dilakukan selama proses implementasi.
Inisiasi adalah sebuah disiplin keilmuan dalam hal
perencanaan, pengorganisasian, pengelolaan (menjalankan serta pengendalian),
untuk dapat mencapai tujuan-tujuan proyek. Proyek adalah sebuah kegiatan yang bersifat
sementara yang telah ditetapkan awal pekerjaannya dan waktu selesainya (dan
biasanya selalu dibatasi oleh waktu, dan seringkali juga dibatasi oleh sumber
pendanaan), untuk mencapai tujuan dan hasil yang spesifik dan unik, dan pada umumnya untuk menghasilkan
sebuah perubahan yang bermanfaat atau yang mempunyai nilai tambah. Proyek
selalu bersifat sementara atau temporer dan sangat kontras dengan bisnis pada
umumnya (Operasi-Produksi), dimana Operasi-Produksi mempunyai sifat perulangan
(repetitif), dan aktifitasnya biasanya bersifat permanen atau mungkin semi
permanen untuk menghasilkan produk atau layanan (jasa/servis). Pada prakteknya, tipe manajemen pada kedua sistem ini sering berbeda,
dengan kemampuan teknis dan keputusan manajemen strategis yang spesifik.
Tantangan utama sebuah proyek adalah mencapai sasaran-sasaran dan tujuan
proyek dengan menyadari adanya batasan-batasan yang telah dipahami
sebelumnya.Pada umumnya batasan-batasan itu adalah ruang lingkup pekerjaan,
waktu pekerjaan dan anggaran pekerjaan. Dan hal ini biasanya disebut
dengan "triple constrains" atau "tiga batasan". Dengan
semakin meningkatnya kesadaran akan harkat dan martabat individu dalam
menjalankan proyek, maka batasan ini kemudian berkembang dengan ditambahkan
dengan batasan keempat yaitu faktor keselamatan. Tantangan selanjutnya adalah bagaimana mengoptimasikan dan
pengalokasian semua sumber daya dan mengintegrasikannya untuk mencapai
tujuan proyek yang telah ditentukan.
SEJARAH MANAJEMEN INDUSTRI
Tidak ditemukan sumber yang pasti
mengenai bagaimana sejarah manajemen proyek yang sebenarnya. Namun, bukti
terhadap diimplementasikannya ilmu manajemen proyek sudah ada sejak ribuan
tahun yang lalu. Hal ini dapat dibuktikan dengan adanya piramid raksasa di kota
Mesir. Piramida yang secara umum merupakan sebuah bangunan
yang berfungsi sebagai makam raja-raja dan juga sebagai sarana tempat
peribadahan, merupakan bukti yang paling menakjubkan dari penerapan ilmu
manajemen proyek pada masa lalu. Pembangunan piramid yang tidak dilakukan
sembarangan membuktikan bahwa desain dari setiap sudut bangunan diperhitungkan
dengan sangat teliti. Hampir setiap piramid dibangun dengan memperhitungkan
jarak piramid dengan matahari, karena matahari merupakan elemen terpenting bagi
kehidupan masyarakat kuno. Pembangunan piramid ini tidak mungkin dapat
terlaksana jika tidak ada orang yang melakukan perencanaan, pengorganisasian
dan menggerakkan para pekerja serta melakukan pengontrolan dalam
pembangunannya. Dan sejarah pun mencatat bahwa bangsa Indonesia juga mempunyai
catatan gemilang dalam Manajemen Proyek, salah satunya adalah Borobudur yang dibangun pada kurun waktu antara
Tahun 760 dan 830 pada masa puncak kejayaan wangsa Syailendra di Jawa Tengah.
Sebagai sebuah dispilin keilmuan,
Manajemen Proyek dikembangkan dari beberapa bidang aplikasi termasuk didalamnya
konstruksi sipil, teknik rekayasa, dan juga aktivitas di bidang HANKAM
(pertahanan-keamanan). Manajemen Proyek telah diterapkan dari awal perabadan
manusia. Di antaranya misalnya Vitruvius (1 abad SM), Christopher Wren
(1632-1723), Thomas Telford (1757-1834) dan Isambard Kingdom Brunel (1806-1859).
Kemudian baru pada tahun 1900 an
Manajemen Proyek dengan proses sistematiknya diterapkan pada proyek rekayasa
yang kompleks. Dua tokoh yang fenomenal dari manajemen proyek. Adalah Henry
Gantt, disebut ayah dari teknik perencanaan dan kontrol , yang terkenal dengan penggunaan
tentang Gantt chart sebagai alat manajemen proyek;. dan kemudian Henri Fayol
untuk ciptaan-Nya dari 5 fungsi manajemen yang membentuk dasar dari tubuh
pengetahuan yang terkait dengan proyek dan manajemen program . Gantt dan Fayol, keduanya adalah
mahasiswa Frederick Winslow Taylor untuk memperdalam teori manajemen ilmiah.
Karyanya adalah pelopor alat manajemen proyek modern termasuk rincian struktur
kerja (WBS - Work Breakdown Structure) dan alokasi sumber daya.
Tahun 1950 menandai awal era
Manajemen Proyek modern datang bersama-sama dengan bidang Rekayasa Teknis
(Enjinering) sebagai satu kesatuan. Manajemen proyek menjadi dikenal sebagai
suatu disiplin ilmu yang berbeda yang timbul dari disiplin ilmu manajemen
dengan model rekayasa Di Amerika Serikat [9]. Sebelum tahun 1950-an secara garis besar, proyek dikelola dengan
menggunakan Grafik Gantt, sebagai suatu alat dan teknik informal. Pada saat
itu, dua model penjadwalan proyek dengan model matematis sedang dikembangkan.
Yang pertama adalah Metode Jalur Kritis (CPM - Critical Path Method) yang
dikembangkan pada suatu proyek sebagai usaha patungan antara DuPont Corporation
dan Remington Rand Corporation untuk mengelola proyek-proyek pemeliharaan
tanaman. Dan yang kedua adalah "Evaluasi Program dan Tinjauan Teknik"
(atau PERT - Program Evaluation and Review Technique), dikembangkan oleh Booz
Allen Hamilton sebagai bagian dari Angkatan Laut Amerika Serikat (dalam
hubungannya dengan Lockheed Corporation) dalam pengembangan Program rudal kapal
selam Polaris; Perhitungan teknik matematis ini kemudian cepat menyebar ke
perusahaan-perusahaan swasta untuk diterapkan. Dalam waktu yang sama, model
penjadwalan-proyek juga sedang dikembangkan, teknik menghitung biaya proyek,
manajemen biaya, dan ekonomi teknik terus berkembang, dengan kepeloporannya
oleh Hans Lang dan lain-lain.
Pada tahun 1956, American Association of
Cost Engineers (AACE), yang sekarang disebut AACE Internasional; Asosiasi
Internasional untuk ahli Teknik Biaya yang pada awalnya dibentuk oleh praktisi
manajemen proyek dan spesialisasi terkait dengan perencanaan dan penjadwalan,
perkiraan biaya , dan pengenadalian jadwal proyek (Pengendali Proyek - Project
Control). AACE terus bekerja sebagai perintis dan pada tahun 2006 pertama kali
merilis proses yang terintegrasi untuk manajemen portofolio, program dan proyek
(Total Cost Management Framework). AACE meneawarkan beberapa sertifikasi
seperti CCE, PSP dan lain sebagainya.Pada tahun 1967, International Project
Management Association (IPMA) didirikan di Eropa, sebagai sebuah federasi dari
beberapa asosiasi manajemen proyek nasional. IPMA memelihara struktur federal
hari ini dan sekarang termasuk asosiasi anggota pada setiap benua kecuali
Antartika. IPMA menawarkan Sertifikasi Tingkat Empat program yang berdasarkan
Baseline IPMA Kompetensi (ICB). ICB ini mencakup kompetensi teknis, kompetensi
kontekstual, dan kompetensi perilaku.
Pada tahun 1969, Project
Management Institute (PMI) dibentuk di Amerika Serikat.PMI menerbitkan buku Panduan
yang sering disebut dengan PMBOK Guide (Project
Management Body of Knowledge Guide), yang menggambarkan praktek
manajemen proyek yang umum untuk "hampir semua proyek dan hampir semua
waktu". PMI juga menawarkan beberapa sertifikasi seperti PMP, CAMP dan
lain sebagainya.
Di Indonesia sendiri Manajemen
Proyek berkembang pada era tahun 1970-1990 an diawali dengan semakin banyaknya
berkembang proyek-proyek infrastruktur yang banyak memerlukan profesional di
bidang Manajemen Proyek. Salah satunya yang berdiri pertama kali adalah Project
Management Institut Chapter Jakarta (yan sekarang disebut PMI - Indonesia). PMI
Indonesia didirikan pada tahun 1996 dan merupakan organisasi yang didedikasikan
untuk meningkatkan, konsolidasi dan penyaluran manajemen proyek Indonesia dan
bekerja untuk pengembangan pengetahuan dan keahlian untuk kepentingan semua stakeholder. Organisasi ini adalah salah satu cabang dari Project Management
Institute (PMI), sebuah organisasi, nirlaba profesional di seluruh dunia
terkemuka.Dan pada tanggal 16 Juli 1999 didirikanlah Ikatan Ahli Manajemen
Proyek Indonesia (IAMPI) yang merupakan asosiasi dari para Ahli Manajemen
Proyek Indonesia dan didirikan di Jakarta, sebagai salah satu asosiasi profesi
anggota LPKJ. Lembaga IAMPI ini juga menawarakan sertifikasi yang betaraf
nasional di Indonesia.Dan terakhir adalah lembaga ITAPPI (Ikatan Tenaga Ahli
Pengendali Proyek Indonesia) yang didirikan pada tahun 2008 dan merupakan
organisasi profesional dengan bidang pengendali proyek (Project Control).
PROSES
Pendekatan mengenai tahapan
proyek secara umum adalah mengidentifikasi urutan langkah yang harus
diselesaikan. Dalam "pendekatan tradisional" ini, lima komponen
perkembangan proyek dapat dibedakan (empat tahap ditambah kontrol) dan ditambah
lagi tahapan penyelesaian proyek, yang dapat juga dapat disebut "Siklus
Kehidupan Proyek" (Project Life Cycle). Secara umum, siklus hidup proyek
merupakan suatu metode yang digunakan untuk menggambarkan bagaimana sebuah
proyek direncanakan, dikontrol, dan diawasi sejak proyek disepakati untuk
dikerjakan hingga tujuan akhir proyek tercapai. Terdapat lima tahap kegiatan
utama yang dilakukan dalam siklus hidup proyek yaitu :
- inisiasi;
- perencanaan dan desain;
- pelaksanaan dan konstruksi;
- pemantauan dan sistem pengendalian;
- penyelesaian.
Tahap Inisiasi
Tahap inisiasi proyek merupakan
tahap awal kegiatan proyek sejak sebuah proyek disepakati untuk dikerjakan.
Pada tahap ini, permasalahan yang ingin diselesaikan akan diidentifiasi.
Beberapa pilihan solusi untuk menyelesaikan permasalahan juga didefinisikan.
Sebuah studi kelayakan dapat dilakukan untuk memilih sebuah solusi yang
memiliki kemungkinan terbesar untuk direkomendasikan sebagai solusi terbaik
dalam menyelesaikan permasalahan. Ketika sebuah solusi telah ditetapkan, maka
seorang manajer proyek akan ditunjuk sehingga tim proyek dapat dibentuk.
Tahap Perencanaan dan Desain
Ketika ruang lingkup proyek telah
ditetapkan dan tim proyek terbentuk, maka aktivitas proyek mulai memasuki tahap
perencanaan. Pada tahap ini, dokumen perencanaan akan disusun secara terperinci
sebagai panduan bagi tim proyek selama kegiatan proyek berlangsung. Adapun
aktivitas yang akan dilakukan pada tahap ini adalah membuat dokumentasi project
plan, resource plan, financial plan, risk plan, acceptance plan, communication
plan, procurement plan, contract supplier dan perform phare review.
Tahap Eksekusi (Pelaksanaan
proyek dan/atau Konstruksi) Dengan definisi proyek yang jelas dan
terperinci, maka aktivitas proyek siap untuk memasuki tahap eksekusi atau
pelaksanaan proyek. Pada tahap ini, deliverables atau tujuan proyek secara
fisik akan dibangun. Seluruh aktivitas yang terdapat dalam dokumentasi project
plan akan dieksekusi.
Tahap Pemantaun dan sistem
Pengendalian
Sementara kegiatan pengembangan
berlangsung, beberapa proses manajemen perlu dilakukan guna memantau dan
mengontrol penyelesaian deliverables sebagai hasil akhir proyek.
Tahap Penutupan
Tahap ini merupakan akhir dari aktivitas proyek. Pada tahap ini, hasil
akhir proyek (deliverables project) beserta dokumentasinya diserahkan kepada
pelanggan, kontak dengan supplier diakhiri, tim proyek dibubarkan dan
memberikan laporan kepada semua stakeholder yang menyatakan bahwa kegiatan
proyek telah selesai dilaksanakan. Langkah akhir yang perlu dilakukan pada
tahap ini yaitu melakukan post implementation review untuk mengetahui tingkat
keberhasilan proyek dan mencatat setiap pelajaran yang diperoleh selama
kegiatan proyek berlangsung sebagai pelajaran untuk proyek-proyek dimasa yang
akan dating. Organisasi Proyek Tahapan ini merupakan tahapan sebuah proyek
sebelum kemudian ditutup (penyelesaian). Namun tidak semua proyek akan melalui
setiap tahap, artinya proyek dapat dihentikan sebelum mereka mencapai
penyelesaian. Beberapa proyek tidak mengikuti perencanaan terstruktur dan /
atau proses pemantauan. Beberapa proyek akan melalui langkah 2, 3 dan 4
beberapa kali.
Banyak industri menggunakan variasi pada tahap-tahapan proyek ini. Sebagai
contoh, ketika bekerja pada sebuah perencanaan desain dan konstruksi, proyek
biasanya akan melalui tahapan dengan nama yang berbeda-beda seperti pada
tahapan Perencanaan dengan nama: Pra-Perencanaan, Desain Konseptual, Desain
Skema, Pengembangan Desain, Gambar Konstruksi (atau Dokumen Kontrak), dan/atau
Administrasi Konstruksi.
Manajemen Proyek Konstruksi
Proyek konstruksi adalah suatu
rangkaian kegiatan yang sifatnya hanya dilakukan satu kali. Pada umumnya proyek
konstruksi memiliki jangka waktu yang pendek. Didalam rangkaian kegiatan proyek
kontstruksi tersebut, biasanya terdapat suatu proses yang berfungsi untuk
mengolah sumber daya proyek sehingga dapat menjadi suatu hasil kegiatan yang
menghasilkan sebuah bangunan. Adapun proses yang terjadi dalam rangkaian
kegiatan tersebut tentunya akan melibatkan pihak-pihak yang terkait baik secara
langsung maupun tidak langsung. Dengan terlibatnya banyak pihak dalam sebuah
proyek konstruksi maka hal ini dapat menyebabkan potensi terjadinya konflik
juga sangat besar sehingga dapat diambil sebuah kesimpulan bahwa proyek
konstruksi sebenarnya mengandung konflik yang cukup tinggi juga.
Manajemen Konstruksi pada umumnya
akan meliputi mutu fisik konstruksi, biaya dan waktu. manajemen material serta
manjemen tenaga kerja. Pada prinsipnya, dalam manajemen konstruksi, manajemen
tenaga kerja merupakan salah satu hal yang akan lebih ditekankan. Hal ini
disebabkan manajemen perencanaan hanya berperan sekitar 20% dari rencana kerja
proyek. Sisanya manajemen pelaksanaan termasuk didalamnya pengendalian biaya
dan waktu proyek. Adapun fungsi dari manajemen konstruksi yaitu :
1.
Sebagai
Quality Control sehingga dapat menjaga kesesuaian antara perencanaan dan
pelaksanaan
2.
Mengantisipasi
terjadinya perubahan kondisi di lapangan yang tidak pasti serta mengatasi
kendala terjadinya keterbatasan waktu pelaksanaan
3.
Memantau
prestasi dan kemajuan proyek yang telah dicapai. Hal itu dilakukan dengan
opname (laporan) harian, mingguan dan bulanan
4.
Hasil
evaluasi dapat dijadikan tindakan dalam pengambilan keputusan terhadap
masalah-masalah yang terjadi di lapangan
5.
Fungsi
manajerial dari manajemen merupakan sebuah sistem informasi yang baik yang
dapat digunakan untuk menganalisis performa dilapangan
Manajemen Waktu Proyek
Manajemen waktu proyek merupakan
salah satu kompetensi yang harus dimiliki oleh seorang manajer proyek.
Manajemen waktu proyek dibutuhkan manajer proyek untuk memantau dan
mengendalikan waktu yang dihabiskan dalam menyelesaikan sebuah proyek. Dengan
menerapkan manajemen waktu proyek, seorang manajer proyek dapat mengontrol
jumlah waktu yang dibutuhkan oleh tim proyek untuk membangun deliverables
proyek sehingga memperbesar kemungkinan sebuah proyek dapat diselesaikan sesuai
dengan jadwal yang telah ditentukan. Terdapat beberapa proses yang perlu
dilakukankan seorang manajer proyek dalam mengendalikan waktu proyek
yaitu : 1. Mendefinisikan aktivitas proyek. Merupakan sebuah proses untuk
mendefinisikan setiap aktivitas yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan proyek.
2. Urutan aktivitas proyek. Proses ini bertujuan untuk mengidentifikasi dan
mendokumentasikan hubungan antara tiap-tiap aktivitas proyek. 3. Estimasi
aktivitas sumber daya proyek. Estimasi aktivitas sumber daya proyek bertujuan
untuk melakukan estimasi terhadap penggunaan sumber daya proyek. 4. Estimasi
durasi kegiatan proyek. Proses ini diperlukan untuk menentukan berapa lama
waktu yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan proyek. 5. Membuat jadwal proyek.
Setelah seluruh aktivitas, waktu dan sumber daya proyek terdefinisi dengan
jelas, maka seorang manager proyek akan membuat jadwal proyek. Jadwal proyek
ini nantinya dapat digunakan untu menggambarkan secara rinci mengenai seluruh
aktivitas proyek dari awal pengerjaan proyek hingga proyek diselesaikan. 6.
Mengontrol dan mengendalikan jadwal proyek. Saat kegiatan proyek mulai
berjalan, maka pengendalian dan pengontrolan jadwal proyek perlu dilakukan. Hal
ini diperlukan untuk memastikan apakah kegiatan proyek berjalan sesuai dengan
yang telah direncanakan atau tidak. Setiap proses di atas setidaknya terjadi
sekali dalam setiap proyek dan dalam satu atau lebih tahapan proyek.
FWDNJK9QE2EJ
Manajemen Ruang Lingkup Proyek
Salah satu kompetensi yang harus dimiliki oleh seorang manajer proyek
handal adalah kemampuan dalam melakukan manajemen ruang lingkup proyek. Dalam
hal ini, seorang manajer proyek harus mampu memastikan bahwa seluruh aktivitas
yang dilakukan dalam proyek adalah aktivitas yang berhubungan dengan proyek dan
aktivitas tersebut telah memenuhi kebutuhan proyek. Dengan kata lain, manajemen
ruang lingkup proyek memiliki fungsi untuk mendefinisikan serta mengendalikan
aktivitas-aktivitas apa yang bisa dilakukan dan aktivitas-aktivitas apa saja
yang tidak boleh dilakukan dalam menyelesaikan suatu proyek. Terdapat beberapa
proses yang perlu dilakukan seorang manajer proyek dalam melakukan manajemen
ruang lingkup proyek, yaitu : 1.Perencanaan ruang lingkup proyek. Pada
tahap ini, manajer proyek akan mendokumentasikan bagaimana ruang lingkup proyek
akan didefinisikan, diverifikasi, dikontrol dan menentukan bagaimana WBS akan
dibuat serta merencanakan bagaimana mengendalikan perubahan akan ruang lingkup
proyek. 2. Mendefinisikan ruang lingkup proyek. Pada tahap ini, ruang lingkup
proyek akan didefinisikan secara terperinci sebagai landasan untuk pengambilan
keputusan proyek dimasa depan. 3. Membuat Work Breakdown Structure. WBS
merupakan pembagian deliverables proyek berdasarkan kelompok kerja. WBS
dibutuhkan karena pada umumnya dalam sebuah proyek biasanya melibatkan banyak
orang dan deliverables, sehingga sangat penting untuk mengorganisasikan
pekerjaan-pekerjaan tersebut menjadi bagian-bagian yang lebih terperinci lagi.
4. Melakukan verifikasi ruang lingkup proyek. Tahap ini merupakan tahap dimana
final project scope statement diserahkan kepada stakeholder untuk diverifikasi.
5. Melakukan kontrol terhadap ruang lingkup proyek. Dalam pelaksanaan proyek,
tidak jarang ruang lingkup proyek mengalami perubahan. Untuk itu, perlu
dilakukannya kontrol terhadap perubahan ruang lingkup proyek. Perubahan yang
tidak terkendali, akan mengakibatkan meluasnya ruang lingkup proyek.
Kompetensi Yang Harus Dimiliki Seorang Manajer Proyek
Seorang manager proyek merupakan
seorang professional dalam bidang manajemen proyek. Manajer proyek memiliki
tanggung jawab untuk melakukan perencanaan, pelaksanaan dan penutupan sebuah
proyek yang biasanya berkaitan dengan bidang industri kontruksi, arsitektur,
telekomunikasi dan informasi teknologi. Untuk menghasilkan kinerja yang baik,
sebuah proyek harus dimanage dengan baik oleh manajer proyek yang berkualitas
baik serta memiliki kompetensi yang disyaratkan. Lalu apa saja kompetensi yang
dimaksud? Seorang manajer proyek yang baik harus memiliki kompetensi yang
mencakup unsur ilmu pengetahuan (knowledge), kemampuan (skill) dan sikap
(attitude). Ketiga unsur ini merupakan salah satu faktor penting dalam
menentukan keberhasilan proyek. Sebuah proyek akan dinyatakan berhasil apabila
proyek dapat diselesaikan sesuai dengan waktu, ruang lingkup dan biaya yang
telah direncanakan. Manajer proyek merupakan individu yang paling menentukan
keberhasilan / kegalan proyek. Karena dalam hal ini manajer proyek adalah orang
yang memegang peranan penting dalam mengintegrasikan, mengkoordinasikan semua
sumber daya yang dimiliki dan bertanggung jawab sepenuhnya atas kenberhasilan
dalam pencapaian sasaran proyek. Untuk menjadi manajer proyek yang baik,
terdapat 9 ilmu yang harus dikuasai. Adapun ke sembilan ilmu yang dimaksud
antara lain :
1.
Manajemen
Ruang Lingkup;
2.
Manajemen
Waktu;
3.
Manajemen
Biaya;
4.
Manajemen
Kualitas;
5.
Manajemen
Sumber Daya Manusia;
6.
Manajemen
Pengadaan;
7.
Manajemen
Komunikasi;
8.
Manajemen
Resiko;
9.
Manajemen
Integrasi.
Seorang manajer proyek yang baik
juga harus mempersiapkan dan melengkapi kemampuan diri sendiri yang bisa
diperoleh melalui kursus manajemen proyek. Adapun panduan referensi standart
internasional yang kerap dipergunakan dalam bidang manajemen proyek adalam
PMBOK (Project Management Body Of Knowledge). Setelah seorang manajer proyek
dirasa cukup menguasai bidang pekerjaan yang sedang dijalani, maka disarankan
untuk dapat mengambil sertifikasi manajemen proyek. Mereka yang berhasil
mendapatkan sertifikasi ini akan memperoleh gelar PMP (Project Management
Professional) dibelakang namanya sebagai bukti dimilikinya kemampuan terkait.
Tipe Organisasi didalam Proyek Proyek
merupakan suatu kegiatan usaha yang kompleks, sifatnya tidak rutin, memiliki
keterbatasan terhadap waktu, anggaran dan sumber daya serta memiliki
spesifikasi tersendiri atas produk yang akan dihasilkan. Dengan adanya
keterbatasan-keterbatasan dalam mengerjakan suatu proyek, maka sebuah
organisasi proyek sangat dibutuhkan untuk mengatur sumber daya yang dimiliki
agar dapat melakukan aktivitas-aktivitas yang sinkron sehingga tujuan proyek bisa
tercapai. Organisasi proyek juga dibutuhkan untuk memastikan bahwa pekerjaan
dapat diselesaikan dengan cara yang efisien, tepat waktu dan sesuai dengan
kualitas yang diharapkan. Secara umum, terdapat 4 jenis organisasi proyek yang
biasa digunakan dalam menyelesaikan suatu proyek. Adapun jenis-jenis organisasi
proyek yang dimaksud antara lain :
1. Organisasi Proyek Fungsional
Dalam organisasi proyek
fungsional, susunan organisasi proyek dibentuk dari fungsi-fungsi yang terdapat
dalam suatu organisasi. Organisasi ini biasanya digunakan ketika suatu bagian
fungsional memiliki kepentingan yang lebih dominan dalam penyelesaian suatu
proyek. Top manajer yang berada dalam fungsi tersebut akan diberikan wewenang
untuk mengkoordinir proyek. Adapun beberapa kelebihan yang terdapat dalam
organisasi proyek ini antara lain proyek dapat diselesaikan dengan struktur
dasar fungsional organisasi induk, memiliki fleksibilitas maksimum dalam
penggunaan staf, adanya pembauran berbagai jenis keahlian bagi tiap-tiap fungsi
serta peningkatan terhadap profesionalisme pada sebuah divisi fungsional.
Sedangkan beberapa kelemahan yang ditemui dalam organisasi proyek fungsional
antara lain proyek biasanya kurang fokus, terdapat kemungkinan terjadinya
kesulitan integrasi antar tiap-tiap fungsi, biasanya membutuhkan waktu yang
lebih lama serta motivasi orang-orang yang terdapat dalam organisasi menjadi
lemah.
2. Organisasi Proyek Tim Khusus
Dalam organisasi proyek tim
khusus, organisasi akan membentuk tim yang bersifat independen. Tim ini bisa
direkrut dari dalam dan luar organisasi yang akan bekerja sebagai suatu unit
yang terpisah dari organisasi induk. Seorang manajer proyek full time akan
ditunjuk dan diberi tanggung jawab untuk memimpin tenaga-tenaga ahli yang
terdapat dalam tim. Adapun beberapa kelebihan yang terdapat dalam organisasi
proyek tim khusus yakni tim akan terbentuk dengan bagian-bagian yang lengkap
dan memiliki susunan komando tunggal sehingga tim proyek memiliki wewenang
penuh atas sumber daya yang ada untuk mencapai sasaran proyek, sangat
dimungkinkan ditanggapinya perubahan serta dapat diambil sebuah keputusan
dengan tepat dan cepat karena keputusan tersebut dibuat oleh tim dan tidak
menunda hierarki, status tim yang mandiri akan menumbuhkan identitas dan
komitmen anggotanya untuk menyelesaikan proyek dengan baik, jalur komunikasi
dan arus kegiatan menjadi lebih singkat, mempermudah koordinasi maupun
integrasi personel serta orientasi tim akan lebih kuat kepada kepentingan
penyelesaian proyek. Sedangkan beberapa kelemahan yang ditemukan dalam
organisasi proyek ini adalah biaya proyek menjadi besar karena kurang efisien
dalam membagi dan memecahkan masalah dalam penggunaan sumber daya, terdapat
kecendrungan terjadinya perpecahan antara tim proyek dengan organisasi induk serta
proses transisi anggota tim proyek untuk kembali ke fungsi semula jika proyek
telah selesai akan terasa sulit karena telah meninggalkan departemen
fungsionalnya dalam waktu yang lama.
3. Organisasi Proyek Matriks
Organisasi proyek matriks
merupakan suatu organisasi proyek yang melekat pada divisi fungsional suatu
organisasi induk. Pada dasarnya organisasi ini merupakan penggabungan kelebihan
yang terdapat dalam organisasi fungsional dan organisasi proyek khusus. Beberapa
kelebihan yang terdapat dalam bentuk organisasi ini yaitu manajer proyek
bertanggung jawab penuh kepada proyek, permasalahan yang terjadi dapat segera
ditindaklanjuti, lebih efisien karena menggunakan sumber daya maupun tenaga
ahli yang dimiliki pada beberapa proyek sekaligus serta para personel dapat
kembali ke organisasi induk semula apabila proyek telah selesai. Adapun
beberapa kekurangan yang terdapat dalam bentuk organisasi proyek ini antara
lain manajer proyek tidak dapat mengambil keputusan mengenai pelaksanaan
pekerjaan dan kebutuhan personel karena keputusan tersebut merupakan wewenang
dari pada departemen lain, terdapat tingkat ketergantungan yang tinggi antara
proyek dan organisasi lain pendukung proyek serta terdapat dua jalur pelaporan bagi
personel proyek karena personel proyek berada dibahwah komando pimpinan proyek
dan departemen fungsional. 4. Organisasi Proyek Virtual Organisasi proyek
virtual adalah suatu bentuk organisasi proyek yang merupakan aliansi dari
beberapa organisasi dengan tujuan untuk menghasilkan suatu produk tertentu.
Struktur kolaborasi ini terdiri dari beberapa organisasi lain yang saling
bekerjasama dan berada disekelilin perusahaan inti. Adapun beberapa kelebihan
yang terdapat dalam susunan organisasi proyek virtual ini antara lain terjadi
pengurangan biaya yang signifikan, cepat beradaptasi dengan pesatnya
perkembangan teknologi serta adanya peningkatan terhadap fleksibilitas usaha.
Sedangkan beberapa kekurangan yang terdapat dalam organisasi ini yakni proses
koordinasi keprofesionalan dari berbagai organisasi yang berbeda dapat menjadi
hambatan, terdapat potensi terjadinya kehilangan kontrol pada proyek serta
terdapat potensi terjadinya konflik interpersonal.
Jenis-jenis Proyek
Proyek merupakan aktivitas yang
bersifat temporer. Dalam pengerjaannya, selalu ada batasan (time, scope dan
budget) yang mempengaruhi kesuksesan pelaksanaan proyek. Perubahan terhadap
salah satu faktor akan mempengaruhi faktor yang lain. Seluruh aktivitas yang
terdapat pada proyek merupakan sebuah mata rantai yang dimulai sejak
dituangkannya ide, direncanakan, kemudian dilaksanakan, sampai benar-benar
memberikan hasil yang sesuai dengan perencanaannya semula. Dalam kehidupan
sehari-hari, dapat kita lihat berbagai jenis kegiatan proyek. Jenis-jenis
kegiatan proyek tersebut secara garis besar terkait dengan pengkajian aspek
ekonomi, keuangan, permasalahan lingkungan, desain engineering, marketing,
manufaktur, dan lain-lain. Namun, pada kenyataannya, kita tidak dapat
membagi-bagi proyek pada satu jenis tertentu saja, kerena pada umumnya kegiatan
proyek merupakan kombinasi dari beberapa jenis kegiatan sekaligus. Akan tetapi,
jika ditinjau dari aktivitas yang paling dominan yang dilakukan pada sebuah
proyek, maka kita dapat mengkategorikan proyek sebagai berikut :
1. Proyek Engineering Kontruksi
Dalam kegiatannya, aktivitas yang paling dominan yang dilakukan dalam proyek
ini adalah pengkajian kelayakan, desain engineering, pengadaan dan konstruksi.
2. Proyek engineering Manufacture
Secara garis besar, kegitan proyek ini meliputi seluruh kegitan yang bersifat
untuk menghasilkan produk baru.
3. Proyek Pelayanan Manajemen
Dalam pengerjaannya, aktivitas utama dalam proyek ini adalah merancang system
informasi manajemen, merancang program efisiensi dan penghematan,
diversifikasi, penggabungan dan pengambilalihan, memberikan bantuan emergency
untuk daerah yang terkena musibag, merancang strategi untuk mengurangi
kriminalitas dan penggunaan obat-obat terlarang dan lain-lain.
4. Proyek Penelitian dan
Pengembangan. Adapun aktivitas utama yang dilakukan dalam pelaksanaan proyek
ini meliputi melakukan penelitian dan pengembangan suatu produk tertentu.
5. Proyek Kapital Secara umum,
kegiatan yang dilakukan dalam proyek ini biasanya digunakan oleh sebuah badan
usaha atau pemerintah, misalnya pembebasan tanah, penyiapan lahan dan pembelian
material. Berdasarkan penjelasan di atas dapat juga ditarik suatu kesimpulan
yaitu bahwa dalam suatu jenis proyek yang memiliki beberapa aktivitas
sekaligus, maka pembagiannya merupakan kombinasi. Proyek pembuatan sumur minyak
dan gas, jika ditinjau dari segi pembangunannya dapat dikategorikan sebagai
proyek engineering konstruksi. Namun, dari seluruh tahapan dan biaya yang
dibutuhkan pada pelaksanaannya dapat dikategorikan sebagai proyek capital. 6.
Manajemen proyek dapat didefinisikan sebagai suatu proses dari perencanaan,
pengaturan, kepemimpinan, dan pengendalian dari suatu proyek oleh para
anggotanya dengan memanfaatkan sumber daya seoptimal mungkin untuk mencapai
sasaran yang telah ditentukan. Fungsi dasar manajemen proyek terdiri dari
pengelolaan-pengelolaan lingkup kerja, waktu, biaya, dan mutu. Pengelolaan
aspek-aspek tersebut dengan benar merupakan kunci keberhasilan dalam
penyelenggaraan suatu proyek.
Dengan adanya manajemen proyek maka akan terlihat batasan mengenai tugas,
wewenang, dan tanggung jawab dari pihak-pihak yang terlibat dalam proyek baik langsung maupun tidak langsung, sehingga tidak
akan terjadi adanya tugas dan tangung jawab yang dilakukan secara bersamaan (overlapping).
Apabila fungsi-fungsi manajemen proyek dapat direalisasikan dengan jelas
dan terstruktur, maka tujuan akhir dari sebuah proyek akan mudah terwujud,
yaitu:
1. Tepat Waktu
2. Tepat Kuantitas
3. Tepat Kualitas
4. Tepat Biaya sesuai
dengan biaya rencana
5. Tidak adanya gejolak
sosial dengan masyarakat sekitar
6. Tercapainya K3 dengan
baik
Pelaksanaan proyek memerlukan koordinasi dan kerjasama antar organisasi
secara solid dan terstruktur. Dan hal inilah yang menjadi kunci pokok agar
tujuan akhir proyek dapat selesai sesuai dengan schedule yang telah direncanakan.
Pada Proyek ‘tempat penulis kerja praktek’, terdiri dari beberapa
unsur organisasi yang masing-masing mempunyai fungsi yang berbeda. Adapun
pihak-pihak tersebut antara lain:
1. Pemilik proyek (owner)/investor yang juga merupakan konsultan manajemen konstruksi
2. Konsultan perencana arsitektur, landscape, dan quantity surveyor
1) Konsultan perencana struktur
dan mekanikal & elektrikal
2) Sub kontraktor spesialis
Dalam menjalankan tugas dan fungsinya, ke-4 pihak tersebut harus mempunyai
hubungan kerja yang jelas, dan dapat bersifat ikatan kontrak, perintah, maupun
garis koordinasi. Hubungan antara pihak tersebut dapat dilihat dalam skema pada gambar 1.1 dibawah
BAB III
PENUTUP
KESIMPULAN
Disimpulkan bahwa
permasalahan menejemen proyek adalah usaha yang berkaitan dengan memelihara
kerja sama sekelompok orang dalam suatu kesatuan serta usaha memenfaatkan
sumber daya lain untuk mencapai tujuan tertentu yang telah di tetapkan
sebelumnya. Sehingga setiap orang yang ikut untuk pencapaian tujuan tersebut
harus berusaha memelihara kerja sama tersebut.
DAFTAR PUSTAKA
